Toute entreprise peut être un jour ou l’autre confrontée à un impayé.
De la même façon, lorsqu’une entreprise espagnole décide de développer son activité en France, qu’il s’agisse de vendre des marchandises, de fournir des prestations de services ou encore de signer des contrats commerciaux avec des partenaires français (fournisseurs, distributeurs, agents commerciaux, prestataires divers), elle peut être rapidement confrontée à une difficulté concrète et très pénalisante : un client français qui ne règle pas sa facture à l’échéance convenue.
Une telle situation, loin d’être anodine dans le monde des affaires, ne doit pas être minimisée. En effet, et au-delà du simple retard de paiement ponctuel, l’accumulation des impayés peut affecter directement la trésorerie de l’entreprise voire, dans certains cas, compromettre la poursuite même de son activité.
Dans le cadre de relations entre professionnels, les délais de paiement sont encadrés par le code de commerce : à défaut de dispositions contractuelles particulières, le délai de règlement est en principe de 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation commandée.
Les parties peuvent toutefois convenir d’un délai de paiement plus long sans que celui-ci ne puisse dépasser 60 jours à partir de la date d’émission de la facture ou 45 jours fin de mois lorsque cette modalité a été précisément stipulée.
Dans cette perspective, plusieurs solutions peuvent être envisagées par les entreprises françaises ou espagnoles, notamment en zone d’activités transfrontalières, aux fins d’obtenir le paiement des sommes qui leur sont dues.
Vérifier la créance avant d’engager une démarche de recouvrement
Les éléments à réunir
L’entreprise créancière doit d’abord s’assurer à titre de précaution qu’elle est en mesure de démontrer clairement l’existence de la créance invoquée et son caractère juridiquement fondé.
En d’autres termes, elle doit pouvoir justifier des différents éléments cumulatifs suivants :
- l’existence de la relation contractuelle nouée avec leur partenaire économique,
- la réalité de la prestation exécutée ou de la marchandise livrée,
- le montant exact de la somme due,
- et la date à laquelle la facture impayée est devenue exigible.
Naturellement, et selon les cas, pourront servir de preuve : un contrat, un exemplaire des conditions générales de vente signé et paraphé par le partenaire, un devis ratifié, un bon de commande et/ou de livraison ou des échanges de courriers électroniques entre les parties.
La situation particulière du client consommateur
Si la preuve est libre entre commerçants, en revanche, et à l’égard d’un client français ayant contracté en qualité de consommateur (à l’instar d’un particulier agissant en dehors de toute activité professionnelle), l’entreprise devra s’assurer de disposer d’un devis préalable revêtu de la signature de celui-ci.
À défaut, le montant de la facture pourra faire l’objet d’une contestation par le client si la réalité de son consentement ne peut être prouvée.
En définitive, cette première phase de vérification est essentielle et déterminante : elle permet non seulement d’évaluer la consistance et la « solidité » de la créance invoquée par l’entreprise mais également d’orienter au mieux le choix de la procédure adéquate.
La phase amiable
Avant d’introduire une procédure judiciaire, une démarche amiable peut naturellement être privilégiée.
La relance préalable et la mise en demeure
En pratique, l’envoi d’une lettre de relance, suivie au besoin d’une mise en demeure rédigée de manière précise et circonstanciée permet parfois d’obtenir le paiement de la facture en souffrance ou, à défaut, d’amener le débiteur à prendre position dans l’hypothèse d’un refus de règlement de celle-ci.
En tout état de cause, et au stade de l’envoi de la mise en demeure, l’entreprise ne doit pas se limiter à réclamer le seul montant principal figurant sur la facture impayée.
En effet, et dans le cadre de relations d’affaires nouées avec des professionnels, le retard de paiement ouvre droit à des pénalités de retard ainsi qu’à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement fixée, à l’heure actuelle, à la somme de 40 euros par le code de commerce. Cette indemnité est due de plein droit dès le premier jour de retard de paiement.
Ces accessoires de la créance ne doivent pas être négligés et participent pleinement à la défense des intérêts de l’entreprise créancière.
Aussi, pour toute entreprise, la mise en œuvre d’une démarche amiable préalable présente un intérêt évident. Elle permet tout d’abord de tenter d’éviter une procédure contentieuse mais aussi de préparer utilement le dossier en vue d’une éventuelle action en justice en fonction de la position susceptible d’être opposée par le débiteur.
L’intérêt d’un courrier d’avocat
En outre, l’envoi d’une mise en demeure, sous la forme d’un courrier d’avocat, pourra dans certains cas revêtir une portée coercitive et même dissuasive en incitant vivement le débiteur récalcitrant à régulariser la situation en procédant au paiement de la facture litigieuse, et ce, dans l’optique d’éviter les conséquences dommageables d’une procédure judiciaire, laquelle pourrait conduire au prononcé de condamnations accessoires à son encontre tant au titre de la résistance abusive opposée que des frais de procédure engagés par l’entreprise.